چاپگر چند منظوره چیست؟
چاپگر چند منظوره (MFP) وسیله ای است که عملکرد یک چاپگر ، کپی ، اسکنر و یا فکس را در یک دستگاه تثبیت می کند. چاپگرهای چند منظوره یک انتخاب رایج برای مشاغل دارای بودجه است که می خواهند هزینه ها را کاهش دهند و گردش کار را بهبود بخشند. هرچه به سمت گردش کار دیجیتالی تر حرکت می کنید ، به لیست چاپگرهای چند منظوره ما که مخصوص اسکن کردن هستند توصیه می شود ، نگاهی بیندازید.
برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد مناسب چاپگر چند منظوره مناسب برای شما ، باید سؤال های مناسب بپرسید. در اینجا ۱۰ موردی که باید قبل از خرید یک چاپگر چند منظوره بدانید ، آورده شده است.
۱٫ نیازهای خود را بدانید.
آنچه را که چاپگر چند منظوره برای انجام کار برای شما و کاربران نهایی خود نیاز دارید ، درک کنید. گذشته از چاپ و کپی ، چگونه می خواهید از چاپگر چند منظوره برای کمک به مدیریت اسناد ، کاهش کاغذ ، ساده کردن گردش کار ، اسکن به ابر ، کار از راه دور و غیره استفاده کنید؟ روزانه چند کار کپی ، چاپ ، فکس ، اسکن و ایمیل انجام می دهید؟ چند کاربر دستگاه را به اشتراک می گذارند؟ آیا به رنگ آن نیاز دارید؟ بی سیم؟ متصل به تلفن همراه و داده ابری؟
۲٫ کل ارزش را بدانید.
هنگام ارزیابی یک چاپگر چند منظوره ، مراقب باشید که فقط به هزینه سخت افزار اولیه نگاه نکنید. چندین فاکتور دیگر نیز باید در نظر گرفته شود ، از جمله هزینه منابع. پس از در نظر گرفتن هزینه های جوهر ، چاپگرهای چند منظوره جوهر افشان ، که در ابتدا به عنوان کم هزینه بودن درک می شوند ، اغلب معلوم می شوند که دارای یک TCO معادل یا بالاتر از چاپگرهای چند منظوره با عملکرد بهتر لیزر هستند. TCO همچنین می تواند برای دستگاههایی که استفاده و نگهداری آنها دشوار است ، غیرقابل اعتماد و یا فاقد ویژگی ها و قابلیت های تولید مؤثر و کارآمد نتایج مورد نیاز شما می باشد ، به طور قابل توجهی افزایش یابد.
چاپگر چند منظوره شما می تواند به یک سرمایه مفید در مدیریت و کنترل هزینه های چاپ و تصویربرداری تبدیل شود ، همچنین می تواند در صورت انتخاب عاقلانه ، قابلیت های جدیدی را به سازمان شما اضافه کند. در نظر بگیرید که چگونه چاپگرهای چند منظوره می توانند هزینه کل مالکیت برای چاپ و تصویربرداری از دارایی ها را پرداخت کنند ، ادغام بهتر و بهبود مدیریت منابع در سازمان را بهبود بخشیده و کارایی روند کار را بهبود بخشند.
۳٫ بدانید که اشخاص ثالث چه چیزی برای گفتن دارند.
داده های مربوط به عملکرد و مدیریت واقعی و موضوعات پشتیبانی را که در برگه مشخصات فروشنده ارائه می شود با داده های آژانس های تست مستقل مقایسه کنید. افراد باتجربه در صنعت در مورد کیفیت و عملکرد محصولی که در نظر دارید چه می گویند؟
۴٫ بدانید که اتصال به یک شبکه موجود چقدر آسان است.
در نظر بگیرید که به راحتی سیستم پرینتر چند منظوره با شبکه موجود شما ادغام می شود. آیا استقرار آن آسان است؟ آیا به حداقل آموزش شروع کار نیاز دارد؟ آیا با نرم افزار همراه است تا شما را از طریق نصب ، عیب یابی و به روزرسانی راهنمایی کند؟
اگر کارگروه شما نیاز به چاپ از چندین دستگاه توزیع شده (تلفن های هوشمند ، تبلت ، لپ تاپ و غیره) را به یک مکان با دسترسی آسان داشته باشد ، خرید یک چاپگر بی سیم یا WiFi چند منظوره را در نظر بگیرید. چاپگرهای چند منظوره WiFi بدون نیاز به سیم کشی به یک شبکه متصل می شوند. این کار چاپ آسان موبایل را امکان پذیر می کند ، بدون اینکه سیم های ناخوشایند از آن عبور کنند.
۵٫ استفاده از آن را آسان بدانید.
با پیدا کردن یک چاپگر چند منظوره که کار با آن آسان است ، از تنگناها و خرابی پرهزینه کارکنان جلوگیری کنید. رابط های بصری کاربر ، حداقل شرایط آموزشی و کمک و اسناد آنلاین به راحتی در دسترس را بررسی کنید. اگر به پشتیبانی نیاز دارید ، بررسی کنید که این محصول توسط خدمات تولیدی و پوشش پشتیبانی پشتیبانی می شود.
رابط کاربری تبلت ، چاپگرهای چندکاره جدیدترین نسل را به ویژه قابل استفاده می کند. آنها به شما امکان می دهند درست مانند تلفن هوشمند یا تبلت ، لمس کنید ، بکشید ، انگشت بزنید و حرکت کنید. و با برنامه هایی که در رابط کاربری یکپارچه شده اند ، می توانید ابزارهای جابجایی گردش کار خود را اضافه یا حذف کنید.
چاپگرهای چند منظوره متصل به تلفن همراه و داده های ابری ، کار تقریباً از هر مکانی را آسان می کنند. در این MFP ها( چاپگرهای چند کاره) ، برنامه ها به میانبر شما برای بارگیری ، اشتراک گذاری ، چاپ ، اسکن ، توزیع – حتی ترجمه – اسناد در حال حرکت تبدیل می شوند.
۶٫ از توانایی های چند وظیفه ای آن آگاه باشید.
به دنبال یک چاپگر چند منظوره باشید که بتواند واقعاً چند منظوره باشد. آیا کاربران می توانند به هر کارکرد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند ، حتی اگر سایر عملکردها در حال استفاده هستند؟ توجه داشته باشید که برخی از محصولات ، مانند All-in-Ones (AiOs) ، عملکردهای مختلفی را در یک دستگاه ارائه می دهند ، اما ممکن است همزمان چند وظیفه نداشته باشند. اگر آنها نتوانند همه کارکردهای یک چاپگر چند منظوره را بطور همزمان تحویل دهند ، ممکن است به دلیل مشکلات خطرات را به دنبال داشته باشند.
۷٫ از قابلیت های ارتباطی دو جهته آن اطلاع داشته باشید.
عدم برقراری ارتباط به موقع و دقیق اطلاعات به کاربران و مجریان فناوری اطلاعات درباره وضعیت مشاغل ، صف ها و دستگاه ها منجر به مداخله بیشتر شما و کارکنان شما برای حل ، پیشگیری یا پیش بینی مشکلات خواهد شد. برقراری ارتباط مداوم دو جهته ، در چاپگر چند منظوره و در سراسر شبکه ، برای ادامه کار یک محصول ضروری است. به دنبال قابلیت چاپ دستگاه از روی دسکتاپ و امکان مشاهده تمام صف های کار در دستگاه و در سراسر شبکه باشید.
۸٫ مدیریت دستگاه ، هوشمندی و کنترل از راه دور را بدانید.
تعهد فروشنده را در تهیه دستگاه های قدرتمند و ابزارهای مدیریت ناوگان در نظر بگیرید. این چیزی است که شما ممکن است اکنون یا در آینده بخواهید. به دنبال یک نرم افزار مدیریت ارتباط با دستگاه باشید که دسترسی و به روز بودن چاپگر چند منظوره را بهینه کند. آیا فروشنده زمان پاسخگویی برتر را ارائه می دهد و کیفیت خدمات مداوم را ارائه می دهد؟ شما می خواهید به اطمینان حاصل کنید که یک دفتر پر کار و کارمندان مشغول دارید ، با اطمینان خاطر از چاپگر چند منظوره استفاده کنید.
پرینترهای پیشرفته تر چند منظوره به شما اجازه می دهد نه تنها ناوگان بلکه اطلاعات را نیز مدیریت کنید. با استفاده از ابزارهای صحیح داخلی ، مانند ادغام در خدمات چاپی مدیریتی ، MFP شما به کانون محیط مستندات شما تبدیل می شود. این نرم افزار می تواند فرآیندهای تجاری را به صورت خودکار انجام دهد ، مدیریت دستگاه را از راه دور بهینه کند و میز ابزار شما را با ابزار داخلی کمک کند. یک رابط متصل به برنامه دروازه ای از امکانات آینده را برای دستگاه و اسناد ، مدیریت نیز باز می کند.
۹٫ بدانید که سطح اعتماد و امنیت بالایی را برای شما فراهم می کند یا خیر.
آیا دستگاه از سطح امنیتی مناسبی برای تجارت شما برخوردار است؟ آیا در صورت تغییر نیازهای شما ، امنیت بیشتری فراهم می شود؟
چاپگرهای چند منظوره بدون کنترل ، می توانند نقاط ورودی آسیب پذیر برای نقض داده یا حملات مخرب باشند. بهترین راه برای ایمن نگه داشتن اطلاعات ، انتخاب چاپگرهای چند منظوره است که از استانداردهای صنعت برای جلوگیری از نفوذ ، تشخیص دستگاه و رمزگذاری داده ها فراتر می روند. همچنین به دنبال تولید کنندگان چاپگر چند منظوره باشید که با کارشناسان امنیت فناوری اطلاعات مانند مک آفی و سیسکو شریک هستند.
۱۰٫ بدانید چه نرم افزار و راه حل هایی در دسترس است.
درک کنید که چه نرم افزاری و راه حل های سازگار از فروشنده و همچنین شرکای راه حل آنها وجود دارد.
چاپگرهای چند منظوره می توانند به شما در ساده سازی فرآیندهای اسناد تکراری و دست و پا گیر کمک کنند و به صورت الکترونیکی اسناد مقاله خود را به صورت الکترونیکی سازماندهی ، ویرایش و بایگانی کنید. با استفاده از یک چاپگر چند منظوره و یک نرم افزار ساده ، می توانید اسناد کاغذ را به فرمت های الکترونیکی تبدیل کرده و آنها را به چندین مقصد ارسال کنید – ایمیل ، مخازن اسناد مبتنی بر ابر ، پوشه های شبکه ، چاپگرهای از راه دور ، سیستم های اتوماسیون در پشت و غیره – با یک اسکن تک
چاپگرهای چند منظوره با قابلیت برنامه این مراحل را یک قدم بیشتر برمی دارند. آنها توابع و گردش کار را به یک رابط کاربری آسان و برنامه مانند آنچه در تلفن همراه یا رایانه لوحی خود می بینید ، قرار می دهند. آنها به شما امکان چاپ یا اسکن به ابر را می دهند و تلفن های هوشمند را به MFP های WiFi متصل می کنند تا بتوانید از هر کجا و در هر زمان کار کنید.